Hotline

024.6666.2032 - 024.6288.4853

Chức Năng Nhiệm Vụ Phòng Tổ Chức Hành Chính

1. Chức năng
     Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Ban Ban lãnh đạo tổ chức quản lý về công tác tổ chức, cán bộ, hành chính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ và quản lý cán bộ, nhân viên thuộc phòng theo sự phân cấp của Ban lãnh đạo
2. Nhiệm vụ
     Chủ trì trong việc xây dựng kế hoạch và quản lý công tác tổ chức, hành chính, văn phòng.
2.1. Công tác Tổ chức nhân sự
- Quản lý hồ sơ của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong Viện (hợp đồng và thử việc, học việc).
- Quản lý hồ sơ nhân sự của Viện
- Quản lý hồ sơ của CBCNV cũng như cá nhân khác ngoài Viện có nhu cầu đóng bảo hiểm…
2.2. Công tác hành chính - Văn phòng
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật công văn giấy tờ theo quy định;
- Quản lý việc sử dụng con dấu của Viện theo đúng qui định của Ban lãnh đạo;
- Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng đối với CBCNV, các phòng ban;
- Chấm công, tổng hợp công, số ngày nghỉ, ngày làm thêm của CBCNV trong Viện;
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn đi và đến, các văn bản nội bộ; các bưu phẩm, thư cho CBCNV;
- Dự thảo, đánh máy, nhân bản các văn bản, quyết định, kế hoạch chung của Ban lãnh đạo giao;
- Cấp Giấy giới thiệu, Giấy đi đường và giải quyết các loại giấy tờ khác được Ban lãnh đạo ủy nhiệm;
 - Tổ chức công tác chuẩn bị trước các cuộc họp của Viện, các hội nghị… Quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc tại Viện;
- Làm thư ký các cuộc họp giao ban; soạn thảo các biên bản trước trong và sau cuộc họp;
- Phụ trách công tác lễ tân, tiếp khách đến làm việc tại Viện;
- Mua, cấp phát văn phòng phẩm theo bảng yêu cầu văn phòng phẩm đã được BGĐ phê duyệt;
- Theo dõi, quản lý ISO của Phòng, của Viện;
- Thực hiện các công việc phục vụ thuộc lĩnh vực văn phòng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban lãnh đạo trực tiếp giao.
2.3. Công tác quản lý điều động xe ô tô
- Quy trình quản lý sử dụng xe ô tô được áp dụng cho các hoạt động có liên quan đến yêu cầu sử dụng xe ô tô trong công việc của Viện gắn với thực tế hoạt động  kinh doanh.
- Cá nhân, tổ chức không trực thuộc Viện nhưng được sự đồng ý của Ban Ban lãnh đạo Viện trong khi sử dụng xe văn phòng;
 
* Phân cấp trong quản lý xe
+ Ban lãnh đạo Viện
- Ban lãnh đạo Viện là người có quyền quyết định đối với toàn bộ các vấn đề liên quan đến việc đăng ký và sử dụng xe ô tô bao gồm cả nhu cầu sử dụng xe của CBNV Viện và các đối tượng khác ngoài Viện;
- Ban lãnh đạo là người duy nhất quyết định trực tiếp với việc sử dụng xe ngoài mục đích công việc của Viện.
- Tuỳ theo từng loại công việc và mục đích sử dụng, đối tượng đăng ký sử dụng xe ô tô, Ban lãnh đạo Viện sẽ phân quyền và uỷ quyền cho phòng HCNS thực hiện việc xác nhận thủ tục cấp xe ô tô cho việc sử dụng.
+ Phòng TCHC
- Phòng TCHC được Ban lãnh đạo Viện uỷ quyền tổ chức theo dõi, hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng và quản lý toàn bộ quá trình sử dụng xe ô tô;
- Phòng TCHC được phép xác nhận và duyệt sử dụng xe ô tô sau khi CBNV thực hiện đầy đủ theo thủ tục xin sử dụng xe ô tô theo Phiếu yêu cầu sử dụng xe, trong điều kiện xe ô tô có thể điều động.
* Thủ tục xin sử dụng xe và thẩm quyền phê duyệt
+ Đối với trường hợp đăng ký sử dụng xe, trình tự đăng ký như sau:
  • Bước 1. Lập Phiếu yêu cầu Lệnh điều xe theo mẫu quy định của Viện, thông qua Tổ trưởng tổ xe phụ trách trực tiếp.
  • Bước 2. Thông qua Tổ trưởng tổ xe để xác định khả năng phục vụ của xe.
  • Bước 3. Trình Ban lãnh đạo/ Phó Viện Trưởng Viện phê duyệt.
    • Trường hợp Ban lãnh đạo đi công tác, Phòng HCNS được thừa uỷ quyền ký duyệt sử dụng xe văn phòng cho CBNV.
Đối tác - Khách hàng